Il processo di digitalizzazione in ambito lavorativo sta dando sempre migliori risultati, sotto il profilo produttivo e di risparmio di tempo. Naturalmente ogni tipo di contesto e di ambito professionale, ha le sue problematiche e le specifiche attività che devono essere realizzate al fine di essere produttivi ed efficienti. Proprio per ovviare un determinato tipo di procedure, spesso più tediose che funzionali, sono nati i nuovi software gestionali attui proprio per il ridimensionamento di pratiche di ambito lavorativo, che spesso ci fanno sprecare tempo prezioso, in questo tipo di contesto.
Oggi vediamo come grazie alla tecnologia digitale diviene più funzionale stilare e compilare una nota di spese con un prodotto come questo di N2F specifico per la compilazione di modulistica e software di ambito gestionale. Eliminando quei contesti dove sono necessarie funzioni di tipo tecnico e specializzato, stiamo ora attraversando un cambiamento importante, in un contesto professionale dove il risparmio di materiale cartaceo assume una funzione centrale al fine di ridurre il consumo di prodotti di cancelleria. Proprio seguendo la filosofia dello zero carta, nascono i nuovi software di gestione per le note spese.
Utilizzo, funzionalità e risparmio di tempo: i vantaggi delle note di spesa con N2F
Ci sono settori e ambiti di tipo lavorativo la realizzazione di una nota di spese risulta essenziale, quando il dipendente deve recarsi fuori dall’abituale sede aziendale. Ora, fino a qualche tempo fa tutto questo veniva realizzato a mano, successivamente con la compilazione di fogli Excel. È stato dimostrato come il tempo medio per compilare e redigere una nota spesa a mano comporta almeno 3-4 ore al mese. Questo vuol dire che utilizzare la tecnologia di software come N2F significa rendere più funzionale e veloce questo tipo di procedura. Il lavoratore da oggi in avanti non ha più bisogno di conservare scontrini né di compilare a mano una nota di spese, visto che la tecnologia digitale consente di usare una semplice app, attraverso il nostro dispositivo mobile come lo smartphone. C’è un software che processa e lavora la nota di spesa e riduce sensibilmente la possibilità di avere errori nella sua compilazione e realizzazione. Un metodo veloce che di fatto aiuta non solo il lavoratore, ma anche l’ufficio di contabilità e il suo habitat che a cadenza periodica deve processare questo tipo di spesa. Non è un caso se in Italia, come nel resto d’Europa sono sempre di più le aziende che stanno facendo ricorso a questo tipo di tecnologia.
Un metodo di lavoro funzionale che sta iniziando a produrre buoni risultati, non solo per quello che riguarda le note spesa, ma anche tutta una serie di procedure di ordine contabile, che oggi vengono realizzate in modo digitale, rendendo il lavoro più produttivo, funzionale e riducendo lo stress che vede coinvolte le parti che fino a qualche anno fa dovevano occuparsi manualmente di questo tipo di incarichi. I benefici di questi software però non si limitano esclusivamente a una riduzione di tempo, che resta un aspetto importante, ma non esclusivo. Infatti attraverso questa nuova metodologia possiamo vedere come la percentuale di errori e lo spreco di denaro si sia già ridotto, notevolmente da parte delle società e delle piccole e medie imprese che hanno adottato questo sistema gestionale di software. Del resto è molto semplice e intuitivo da utilizzare per il dipendente mentre la contabilità può ora registrare in tempo reale tutte quelle spese che il lavoratore produce e conserva ed esibisce nel momento in cui fa richiesta all’azienda. È importante inoltre sottolineare come oggi esistano normative che consentono la digitalizzazione dei giustificativi di spesa, quindi per le aziende sarebbe utile superare la resistenza che hanno verso i sistemi digitali.